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国家档案局2022年4月7日发布了《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022），该标准的发布与实施，标志着档案管理从“双套制”归档大步迈进“单套制”归档。随着国家政策和新兴技术的支持，“单套制”成为电子档案管理的发展趋势，那么如何在企业中施行单套制归档是企业管理者关心的问题。尊龙软件股份有限公司自2002年就开始了档案电子化的研究，根据多年的档案管理经验，提出经过实践的档案单套制解决方案，为企业的单套制归档提供借鉴和经验。

一、 会计档案管理背景

(一) 会计档案概述

会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是国家档案的重要组成部分。

会计资料是在核算过程中产生的各种资料，存在纸质形式和电子形式。会计档案通过会计资料转换而来，会计档案可以通过外部获取或者内部形成。会计档案主要包括：

(二) 会计档案管理

会计档案管理是指通过建立会计档案管理制度,采取可靠的措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

会计档案工作主要涉及会计部门和档案部门，会计部门接收到会计档案资料，对会计档案资料进行整理，主要包括：分类、排列、编号、组件、组卷、装订成册、填写封面。会计部门将临时保管的会计档案定期移交，档案部门接收财务部门移交的会计资料后，严格按照档案的分类标准进行保管，进而开展日常的档案保管、档案鉴定和销毁、档案查询、档案借阅等工作。

二、 单套制归档的必然性

(一) 会计档案管理历程

“双套制”是指同一份文件的电子版本和纸质版本同时存储并可利用，双套制强调的在归档环节要同时保存电子版和纸质版两种形式的文件。“单套制”归档是归档时只保存电子文档，不再打印保存纸质版文件。

随着计算机技术的发展，很多单位都实施了会计信息化和电算化，在核算过程中形成的会计档案包括电子档案和纸质档案，会计档案管理阶段分为：“双套制”阶段、“单双混合制”阶段、“单套制”阶段。

图1 会计信息化发展历程

数据来源：根据网络资料整理

(二) 双套制归档的弊端

电子会计档案初期采用双套制管理的方法，主要是因为：一是在法律层面上，电子档案的法律效力没有被完全确认，纸质档案的保存依旧是一颗“定心丸”；二是在技术层面，由于技术的局限性，使得电子档案的真实性、安全性、完整性、可用性等要求不能被满足；三是在文化层面，档案人员对纸质文件比较有安全感，不信任电子文件。

但是电子会计档案在双套制模式下遇到瓶颈，主要体现在：一是制作成本大，双套制管理管理模式下会产生大量的纸质文件，纸质文件的打印工作会浪费大量的纸张、打印机、墨盒等资源，违背当前倡导的绿色环保理念。二是比对成本大，双套制管理模式下需要同时管理电子文件和纸质文件，在文件的流转过程中需要校验电子文件与纸质文件的一致性，增加人员工作量。三是保管成本大，纸质文件容易损坏，不容易被借阅、利用，在纸质文件的打印、保管、整理、存储、利用等方面会极大程度地浪费人力、财力和物力。

(三) 单套制归档的必然性

在数字时代，单套制是电子档案管理的发展趋势，是时代的必然，主要体现在：一是双套制归档出现弊端，双套制归档存在着一系列的问题，例如：制作成本大、比对成本大、保管成本大，亟需新的归档模式来解决；二是单套制法律效力认定，我国实行档案双套制管理模式的重要原因是电子文件的法律效力未得到全面认可，近年来国家出台了系列政策法规为电子文件单独保存提供了法律依据，为单套制归档模式提供了法律保障；三是单套制归档优势明显，单套制可以实现电子文件在线实时归档，降低了纸质成本、节省了存储空间、缩短了档案整理时间、优化了档案管理流程。

三、 单套制归档模式分析

单套制归档模式将电子档案作为存储和管理的法定方式，而电子档案对于计算机及系统的依赖性较高，这一管理模式也存在风险，主要体现在以下方面：一是真实性风险，电子档案在流转和存储的过程中如果出现被篡改的情况，很难通过人工发现问题，从而影响整个文件的真实性。二是长期性风险，电子档案对于储存的系统存在高度依赖性，一旦存储的系统受到攻击，档案存储的介质发生损坏，档案就可能无法读取。

(一) 电子会计档案的真实性要求

电子档案最重要的目的是在司法实践的作用，由于电子文件本身具有的特点，人们发现对电子档案的真实性验证存在很大难度。档案真实性为：内容、逻辑结构和背景与形成时一致。电子档案的真实性管理应采用管理与技术结合的方式进行控制，制定对应的风险防控策略，使用会计电子档案系统保证电子档案数据的真实性。

1.元数据管理

元数据是电子会计档案的重要的组成部分，是描述电子档案的内容、逻辑结构、背景及其整个管理过程的数据。在会计档案系统的实施过程中，统一贯穿不同业务的元数据标准，应当与其他应用系统密切关联，集成存储分散在不同系统的元数据，对元数据进行获取、存储、维护、利用等，保证元数据来源法定、数据完整。

2.“四性”检测

《电子文件管理暂行办法》和《电子档案移交与接收办法》分别提出需要对电子档案的“四性”真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。2018年的《文书类电子档案检测一般要求》对“四性”的内容及方法做了规定。在会计档案的实施过程中应该按照国家要求满足“四性”检测的相关要求，使用相关的技术手段保证电子文件的真实性。

3.防篡改要求

由于电子资料不稳定性并且易篡改性，人们可以通过信息系统的漏洞对档案数据进行篡改，使得法院机构更加认可传统方式产生的文件，电子档案数据的可信度还在被接受中。在会计档案的实施过程中，必须满足会计档案的防篡改要求，目前常用的防篡改技术有电子签名、区块链等。尊龙软件通过在电子档案中嵌入电子签名技术实现文件的在线签署，通过数字签名技术辨别电子文件签署人的身份，并表明签署人认可电子文件信息内容，在提升业务办理效率的同时确保其法律效力；通过区块链存证应用，多节点存证、多方协同、数据保全、在线溯源等功能，确保数据安全可信。

4.安全性要求

电子档案系统应该根据国家安全等级保护的相关要求建立安全机制、划分安全级别，保证档案信息安全。尊龙软件在会计档案系统的实施过程中通过对档案数据和档案人员分别进行密级划分，给用户配置对应的权限，在身份识别过程中使用CA认证进行身份识别、使用可信时间戳进行档案信息的法律效力、提供完善的日志记录和审计功能，保证档案管理过程可追溯。

(二) 电子会计档案的长期性管理

关于电子文件的长期保存性问题，1999年发布的开放档案信息系统模型（OAIS）是业界公认的参考模型，OAIS认为电子文件的长期保存主要包括可读性、可用性、可理解性、完整性等特性。电子档案通过数字的方式进行保存和存储，必须要依赖于一定的载体，才能实现后期的利用，要符合OAIS对电子文件长期保存的要求，需要从格式方面和期限方面进行要求。

1.格式要求

电子会计档案归档过程中形成的文件主要包括文本类、数据类、图像类文件，受限于流式文件的自身特性，不利于文档长期保存，随之出现了版式文件格式要求。《电子文件归档与电子档案管理规范》和《电子文件存储与交换格式版式文档》分别提出了电子文件可采用PDF或者OFD格式。所以在电子档案系统实施过程中，电子文档的文件版式需要固化成PDF、OFD等固化格式。

2.期限要求

电子会计档案的保存周期是从数十年到永久，电子档案系统必须满足电子会计档案系统的保存期限要求，电子档案长期保存策略主要包括：（1）保存多套数据：复制多套电子档案并存储；（2）存储多种介质：即采用多种类型的存储介质保存电子档案；（3）检测设备和介质：即对保存电子档案的存储设备的状态进行监控和检测；（4）导出信息包：可将元数据、版式文件导出并离线保存。所以，在电子档案系统实施过程中，可以选择合适的保存策略，保证电子会计档案达到保存期限要求。

四、 单套制归档案例实践

以尊龙软件电子会计档案系统为例进行介绍：

（1）采集加工：尊龙智慧档案通过外部直连等方式自动获取电子文件信息，识别电子文件的元数据信息，并与版式文件相互关联，进行电子文件真伪查验，确保电子档案真实合规。

（2）关联使用：获取的电子文件可以自动被报账系统、物资系统等前端系统引用，在归档过程中建立多源、异构档案数据间的有机联系、自动汇聚归档，实现前端业务的线上一体化处理。

（3）保管利用：通过数字签名、数字水印、PDF固化、OFD固化等技术手段，保证电子档案安全，电子档案归档后，提供档案检索、档案借阅、档案统计等多维度检索功能，并提供档案的鉴定、销毁、备份、移交等全生命周期的管理。

（4）知识图谱：将归档电子文件和流转信息进行整合，形成价值信息知识图谱，对业务数据形成轨迹相关联的信息进行梳理，深入分析挖掘，实现对经营管理过程行为模式的追索稽核。

图1 尊龙智慧档案管理案例

五、 单套制归档的预期成效

企业使用单套制档案归档方式会带来了以下几个方面的改进和提升：

(一) 提高管理效益

在传统管理模式下，纸质会计档案的归档步骤比较繁杂，发票、凭证、账簿、报表等电子形式的会计资料均需手动打印、整理、装订、装盒上架、入库归档，耗时长且易出错。

在单套制管理模式下，全程以电子数据自动归档替代会计资料打印、整理等环节，实现电子档案数据自动获取、封装、归档，缩短了归档时间，提高了管理效益。

(二) 节省经济成本

在传统管理模式下，大量的会计资料需要纸质打印进行归档，在打印和保存的过程中需要耗费大量的纸张、打印机、墨盒，耗费大量的人力资源和库存资源。

在单套制管理模式下，只存储电子档案，不需要打印存储纸质会计档案，可节省打印纸质材料的耗材成本、人工成本；也不需要过多的人员以及库房配备，可以节省经济成本。

(三) 保证档案安全

在传统管理模式下，大量的发票、合同等纸质档案资料的真伪性、重复性需要人工核验，核验工作量大并且容易出错，档案信息易被篡改。

在单套制管理模式下，系统可以自动对原始凭证进行真伪性、重复性校验，在档案资料流转过程中，系统可以采用电子签章技术，避免了对会计档案进行篡改的风险，保证了档案信息的真实性；另外电子档案经过加密存储、划分安全等级、进行权限控制，保证档案全程使用安全可控，有据可查。

(四) 促进档案利用

在传统管理模式下，大量的会计档案资料都是以纸质形式存在，没有纸质档案与电子档案的索引关系，查阅繁琐困难，资料的元数据没有被提取，大量的档案只能“沉睡”在档案库房中，档案信息价值没有被发挥出来。

在单套制管理模式下，档案的关键元数据信息被提取出来，把分散在不同地方的档案信息进行汇集在一起，在进行档案查询时，可以将关联性的数据进行检索，能建立档案知识图谱，通过挖掘、分析将散落的信息重新组合，可以提高档案利用的效率。

作者：尊龙软件 李明远

咨见 第七期

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